Istraživanja pokazuju: šefovi koji manje govore imaju bolje sastanke

Svaki dan širom svijeta održi se blizu milijardu sastanaka. Direktori kompanija provode u njima gotovo tri četvrtine radnog vremena, a planiranje i vođenje sastanaka oduzima najveći dio vremena menadžerima. Ipak, decenijama niko nije znao šta sastanci zapravo postižu i kako ih učiniti što korisnijim.

To se promijenilo. „Nauka o sastancima", nekad uska specijalnost, danas je sve popularnija grana među organizacionim i socijalnim psiholozima. Podsticaj joj daju arhivirani virtualni sastanci, koji istraživačima daju ogromne količine podataka. Liana Kreamer, organizaciona psihološkinja s Florida Institute of Technology, koja je suautorka pregleda više od tri decenije ove nauke u 2026. godišnjem izvještaju Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior, ističe da naučnici sastanak definišu kao okupljanje ljudi „sa nekim ciljem ili strukturom događaja". Još kao doktorandkinja, radeći s naučnikom Stevenom Rogelbergom, shvatila je da su sastanci idealna pozornica za proučavanje timskog rada, liderstva i odnosa na poslu. „Sastanak možete koristiti kao pozornicu da proučavate sve što želite", rekla je. „Sastanci su, u suštini, fundamentalni aspekt kako se organizujemo i komuniciramo kao društvena bića", napisale su Kreamer i koautori Rogelberg i Jon Gray s Univerziteta Sjeverne Karoline u Charlotteu.

Slušanje je ključno

Istraživači sastanke proučavaju na dva načina: klasičnim anketama o stvarnim ili simuliranim iskustvima, te analizom ponašanja iz audio i video snimaka. Upravo ti precizni podaci su „gdje je muzika", kako kaže Nale Lehmann-Willenbrock, direktorka Centra za bolji rad na Univerzitetu u Hamburgu.

U jednom eksperimentu njen tim je analizirao video snimke sastanaka kako bi ispitao kako komunikacija vođe utiče na timsku interakciju pri donošenju odluka. Rezultat je pokazao da se učinak tima poboljšava kada rukovodilac postavlja pitanja s poštovanjem i pažljivo sluša odgovore, dok takva pažnja u suprotnom nedostaje. Lehmann-Willenbrock naglašava da istraživanja dosljedno potvrđuju važnost aktivnog slušanja: ne samo pasivnog potvrđivanja, nego i davanja promišljene povratne informacije. Na virtualnim sastancima to često iščezava, jer smo se svi naučili da utišamo mikrofon kad ne govorimo.

Raspored govorenja i slušanja takođe utiče na uspjeh sastanka. Vođe i učesnici često imaju sasvim različite ocjene da li je sastanak bio uspješan. „Rukovodioci često najviše govore, zato i misle da su im sastanci prilično dobri", kaže Lehmann-Willenbrock. Kreamer dodaje da rukovodioci treba da vode, ali ne da dominiraju, te da prate koliko vremena sami govore kako bi se čule i druge perspektive.

Šta rukovodilac može da uradi

Istraživanja podržavaju i čitav spisak koraka prije, tokom i nakon sastanka, kaže Lehmann-Willenbrock. Prije početka vođa treba da odabere odgovarajuću prostoriju, osvježenje i osvjetljenje, da pozove samo one koji moraju biti prisutni, da planira početak i kraj na vrijeme, pripremi dnevni red, postavi i saopći jasne ciljeve te ostavi vremena za razgovor prije početka. Druženje prije početka sastanka, posebno na virtualnim, donosi koristi, navodi ona. Njena istraživanja pokazuju da je ta „faza zagrijavanja" posebno korisna za introvertirane i stidljive učesnike, jer im pomaže da se aktivnije uključe. Studije o sastancima uživo pokazale su da takvi kratki razgovori prije sastanka predviđaju njegovu efikasnost, posebno kod introvertiranih učesnika. Kako je takav razgovor na virtualnim sastancima rijedak, Lehmann-Willenbrock kaže da rukovodioci treba da razmotre uspostavljanje norme dolaska ranije ili da prvih nekoliko minuta iskoriste za neformalni razgovor.

Uključiti sve prisutne

Facilitatori mogu povećati vjerovatnoću uspjeha sastanka tako što će pobrinuti da se čuju sva mišljenja. Kreamer preporučuje tehniku zvanu „silent brainstorming" (tiho generisanje ideja) kako bi se svi učesnici, čak i stidljivi i nevoljni, uključili u traženje rješenja. Ona podrazumijeva stvaranje zajedničkog virtuelnog prostora, poput chata ili online dokumenta, u koji svi učesnici istovremeno doprinose. Kreamer ukazuje na studiju iz 2009. godine koja je pokazala da je taj pristup (neki istraživači ga nazivaju „brainwriting") bio efikasniji od tradicionalnog usmenog generisanja ideja na sastancima. Kreamer koristi ovu tehniku kada ona i njeni studenti u razredu izmišljaju istraživačke ideje. „Svi možemo vidjeti jedni druge kako rade", kaže ona, te tiši studenti ne brinu da će nekoga prekinuti ili da svoje prijedloge moraju izraziti usmeno. Nakon 10 minuta, pregleda ideje s grupom.